Voor erkende VZW's in België is het uitgeven van fiscale attesten aan donateurs niet alleen een service, maar ook een belangrijke verplichting. Deze attesten stellen donateurs in staat om 45% belastingvermindering te krijgen op hun giften. In deze gids behandelen we alles wat je als VZW moet weten over het beheer en uitgeven van fiscale attesten.
Wat zijn fiscale attesten?
Een fiscaal attest is een officieel document dat een erkende VZW of instelling moet afleveren aan donateurs die een gift hebben gedaan. Dit attest bewijst dat de donateur inderdaad een gift heeft gedaan aan jouw organisatie en stelt hen in staat om belastingvermindering aan te vragen bij de FOD Financiën.
Volgens de Belgische wetgeving hebben donateurs recht op een belastingvermindering van 45% op giften van minstens €40 per jaar, mits ze over een geldig fiscaal attest beschikken.
Als erkende VZW heb je dus niet alleen de verantwoordelijkheid om attesten uit te geven, maar dit is ook een belangrijke manier om je donateurs te waarderen en hun steun te behouden.
Wanneer moet je fiscale attesten uitgeven?
Je moet een fiscaal attest uitgeven aan elke donateur die:
- Minstens €40 per jaar heeft gedoneerd (dit bedrag kan bestaan uit meerdere donaties gedurende hetzelfde kalenderjaar)
- De donatie heeft gedaan via contant geld of overschrijving
- De donatie definitief en onherroepelijk is (geen tegenprestatie)
- De donatie persoonlijk is (niet via collectieve actie zonder individuele registratie)
Belangrijke regel
Het minimumbedrag van €40 geldt per donateur per kalenderjaar. Als een donateur meerdere donaties heeft gedaan gedurende het jaar die samen minstens €40 bedragen, moet je één attest uitgeven met het totaalbedrag.
Voorbeelden
Voorbeeld 1: Maria doneert €25 in februari en €20 in oktober. Totaal: €45. → Je moet een attest uitgeven voor €45.
Voorbeeld 2: Jan doneert €35 in maart. → Geen attest nodig (onder €40).
Voorbeeld 3: Sophie doneert €100 in één keer. → Je moet een attest uitgeven voor €100.
Minimumbedrag en voorwaarden
Minimumbedrag: €40 per donateur per jaar
Het minimumbedrag van €40 is een wettelijke vereiste. Donaties onder dit bedrag geven geen recht op belastingvermindering en dus hoef je hier geen attest voor uit te geven.
Het bedrag wordt berekend op basis van het kalenderjaar (1 januari tot 31 december). Alle donaties die een donateur gedurende dit jaar doet, worden bij elkaar opgeteld.
Voorwaarden die de donatie moet voldoen
Om in aanmerking te komen voor een fiscaal attest moet de donatie:
- Definitief en onherroepelijk zijn: De donateur mag de donatie niet terug kunnen vorderen
- Zonder tegenprestatie: De donatie mag niet geheel of gedeeltelijk een goed of dienst vergoeden. Bijvoorbeeld: het kopen van snoep, deelname aan een maaltijd, of het ontvangen van merchandise is géén gift
- Persoonlijk zijn: Collectieve inzamelingen waar je niet weet wie hoeveel heeft gegeven, geven geen recht op individuele attesten
- Via contant geld of overschrijving: Andere betaalmethodes kunnen mogelijk niet in aanmerking komen
Let op met tegenprestaties
Als je merchandise verkoopt of tegenprestaties biedt (zoals een diner of event), kan dit de fiscale aftrekbaarheid van de "gift" beïnvloeden. Overleg bij twijfel met een fiscalist of de FOD Financiën.
Welke informatie moet op het fiscaal attest staan?
Een geldig fiscaal attest moet de volgende informatie bevatten:
Verplichte gegevens op het attest
- Naam en volledig adres van de donateur
- Het totaalbedrag van alle giften die de donateur in het betreffende kalenderjaar heeft gedaan
- Het kalenderjaar waarvoor het attest geldt (bijvoorbeeld: "Giften ontvangen in 2024")
- Naam en adres van je VZW of erkende instelling
- Het erkenningsnummer van je VZW (als van toepassing)
- Datum van afgifte van het attest
- Handtekening van een bevoegd persoon binnen je organisatie
Nationaal nummer (verplicht vanaf 2024)
Vanaf 1 januari 2024 is er een belangrijke wijziging: je moet het nationaal nummer (rijksregisternummer) van de donateur op het attest vermelden en deze gegevens doorgeven aan de FOD Financiën.
Dit maakt het voor donateurs makkelijker om hun aangifte in te vullen, omdat de gegevens automatisch worden vooringevuld. Let erop dat je dit nummer alleen mag gebruiken voor het opstellen van fiscale attesten en het doorgeven aan de FOD Financiën - dit is geregeld in de AVG/GDPR wetgeving.
Nationaal nummer verzamelen: privacy en GDPR compliance
Vanaf 2024 moet je het nationaal nummer van donateurs verzamelen om fiscale attesten te kunnen opstellen. Dit brengt privacy-overwegingen met zich mee.
Hoe verzamel je het nationaal nummer?
- Bij de donatie: Vraag het nationaal nummer wanneer de donateur doneert (via je donatieformulier of widget)
- Na de donatie: Neem contact op met donateurs die nog geen nummer hebben doorgegeven
- Via overschrijving: Let op: donateurs mogen hun nationaal nummer NIET in het "vrije mededeling" veld van een overschrijving zetten. Vraag het via een aparte methode
GDPR compliance
Je bent verplicht om:
- Donateurs te informeren over waarom je het nummer nodig hebt
- Zeker te stellen dat de gegevens veilig worden opgeslagen
- Het nummer alleen te gebruiken voor fiscale attesten en door te geven aan de FOD Financiën
- Passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de beveiliging te waarborgen
Privacy verklaring
Zorg ervoor dat je privacy policy duidelijk aangeeft dat je het nationaal nummer verzamelt voor fiscale attesten. Je kunt dit toevoegen aan je donatieformulier of op je website vermelden.
Wanneer en hoe attesten versturen?
Timing: meestal in maart/april
De meeste VZW's versturen fiscale attesten in maart of april voor de giften van het voorgaande kalenderjaar. Dit geeft je tijd om:
- Alle donaties van het afgelopen jaar te verzamelen en te controleren
- Te berekenen wie recht heeft op een attest (minimaal €40)
- De attesten op te stellen en te controleren
- Ze tijdig te versturen voordat donateurs hun belastingaangifte indienen (meestal in mei/juni)
Verzendmethodes
Je kunt attesten op verschillende manieren versturen:
- Per email (aanbevolen): Snel, kosteneffectief en milieuvriendelijk. Veel VZW's sturen een PDF-attest per email
- Per post: Als je een papieren versie verstuurt, zorg dan voor verzending met ontvangstbevestiging
- Online download: Sommige VZW's bieden donateurs de mogelijkheid om hun attest te downloaden via een beveiligd portaal
Beste praktijk
Stuur attesten per email als PDF bijlage. Dit is het snelst, goedkoopst en milieuvriendelijkst. Zorg ervoor dat de email duidelijk aangeeft wat het is en voor welk jaar het attest geldt.
Deadlines en timing
Belangrijke data
- Eind januari: Begin met het voorbereiden van attesten voor het voorgaande jaar
- Maart/april: Verstuur alle attesten aan donateurs
- Mei/juni: Donateurs dienen hun belastingaangifte in (meestal tot 30 juni, of 30 september voor online aangiften)
- 31 maart (volgend jaar): Verstuur gegevens van alle giften naar de FOD Financiën (voor giften vanaf 2024)
Gegevens doorgeven aan FOD Financiën
Voor giften gedaan vanaf 1 januari 2024 moet je de gegevens van alle giften (met nationaal nummers) doorgeven aan de FOD Financiën. Dit moet gebeuren uiterlijk 31 maart van het jaar volgend op het jaar waarin de giften zijn ontvangen.
Dit kan elektronisch via het portaal van de FOD Financiën.
Automatisering van fiscale attesten
Het handmatig opstellen en versturen van fiscale attesten kan veel tijd kosten, vooral als je veel donateurs hebt. Automatisering kan hier een enorme hulp zijn.
Voordelen van automatisering
- Tijdsbesparing: In plaats van uren of dagen handmatig attesten opstellen, kun je met één klik alle attesten genereren
- Minder fouten: Geautomatiseerde systemen berekenen automatisch het totaalbedrag per donateur
- Automatische filtering: Alleen donateurs die minstens €40 hebben gedoneerd krijgen een attest
- Automatische verzending: Attesten worden automatisch per email verstuurd
- Digitalisering: PDF-attesten worden automatisch gegenereerd met alle juiste informatie
Hoe werkt geautomatiseerde attest-generatie?
Met een platform zoals SamenSteunen wordt het proces volledig geautomatiseerd:
- Donaties worden automatisch bijgehouden: Elke donatie wordt geregistreerd in je CRM met datum, bedrag en donateurgegevens
- Automatische berekening: Aan het einde van het jaar berekent het systeem automatisch het totaalbedrag per donateur
- Filtering: Het systeem filtert automatisch welke donateurs minstens €40 hebben gedoneerd
- Generatie: Met één klik genereer je alle attesten in PDF-formaat
- Verzending: Attesten worden automatisch per email verstuurd naar alle donateurs
Voorbeeld tijdsbesparing
Als je 200 donateurs hebt die recht hebben op een attest:
- Handmatig: ~10 minuten per attest = 33+ uur werk
- Geautomatiseerd: 5 minuten voor controle + automatische generatie en verzending = ~30 minuten totaal
Tijdsbesparing: meer dan 32 uur!
Veelgestelde vragen voor VZW's
Nee, je geeft één attest per donateur per kalenderjaar. Op dit attest vermeld je het totaalbedrag van alle donaties die die donateur in dat jaar heeft gedaan. Als het totaalbedrag minstens €40 is, moet je een attest uitgeven.
Je kunt op elk moment een nieuw attest genereren en verzenden. Bewaar daarom altijd de gegevens van alle donaties en attesten. Met geautomatiseerde systemen kun je gemakkelijk attesten opnieuw genereren en verzenden.
Voor giften gedaan vanaf 1 januari 2024 moet je het nationaal nummer verzamelen van donateurs die minstens €40 per jaar hebben gedoneerd. Voor giften vóór 2024 was dit niet verplicht, maar wel aanbevolen.
Ja, digitale verzending per email is toegestaan en wordt zelfs aanbevolen. Zorg ervoor dat het attest als PDF-bijlage wordt verstuurd en dat de email duidelijk aangeeft wat het is.
Dan moet je één attest uitgeven met het totaalbedrag van alle donaties in dat kalenderjaar. Het systeem moet alle donaties van een donateur bij elkaar optellen om te bepalen of er recht is op een attest.
Voor giften vanaf 2024 moet je de gegevens van alle giften (met nationaal nummers) elektronisch doorgeven aan de FOD Financiën. Dit is een aparte verplichting naast het versturen van attesten aan donateurs.
Er is geen specifieke wettelijke deadline voor het versturen van attesten aan donateurs, maar het is belangrijk om ze tijdig te versturen (bij voorkeur in maart/april) zodat donateurs ze kunnen gebruiken voor hun belastingaangifte. Donateurs kunnen hun aangifte later corrigeren als ze het attest later ontvangen.
Conclusie
Het uitgeven van fiscale attesten is een belangrijke verantwoordelijkheid voor erkende VZW's in België. Door het proces goed te beheren en waar mogelijk te automatiseren, kun je niet alleen tijd besparen, maar ook je donateurs beter van dienst zijn.
Belangrijkste punten om te onthouden:
- Geef attesten uit aan donateurs die minstens €40 per jaar hebben gedoneerd
- Verstuur attesten tijdig (maart/april) voor het voorgaande jaar
- Verzamel het nationaal nummer van donateurs (verplicht vanaf 2024)
- Geef gegevens door aan de FOD Financiën (voor giften vanaf 2024)
- Overweeg automatisering om tijd te besparen en fouten te voorkomen
Met geautomatiseerde tools zoals SamenSteunen kun je het hele proces van attest-generatie en verzending automatiseren, waardoor je je kunt focussen op wat er echt toe doet: het werk van je organisatie.
Voor de meest actuele informatie over fiscale attesten voor VZW's, raadpleeg de officiële website van de FOD Financiën.